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La gran cantidad de responsabilidades diarias pueden llegar a ser abrumadoras, pero con una optimización de nuestro tiempo podemos llegar a cumplir lo más importante. No digo a todo porque a veces nos proponemos metas inalcanzables y es entonces cuando llegan los sentimientos de frustración. Tan importante es saber aprovechar al máximo nuestro tiempo como saber delegar o incluso rechazar algunas actividades.

Algo que suele funcionar muy bien para esa estructuración de nuestro tiempo es el conocido “time blocking”, que no es más que representar tareas concretas en un horario. Las listas de tareas interminables, que incluso crecen con el tiempo en lugar de menguar, no son válidas, ya lo hemos intentado demasiadas veces, verdad? Pero no te obsesiones con concretar al detalle, poco a poco, vamos a empezar por concretar pero de una manera global. Me explico: no voy a intentar, al menos al principio, poner en mi calendario que de 08:00 a 08:15 voy a escribir un mail a mi clienta Laura, de 08:15 a 08:50 voy a escribir un post para mi blog, de 08:50 a 09:00 voy a contestar los mensajes de WhatsApp y de 09:00 a 09:30 voy a llevar a mi hijo al colegio. Sabes lo que pasaría al final? Que te sería imposible cumplir con tanto detalle esos horarios y volverían los sentimientos de frustración y lo dejarías.

Mejor vamos a enfocarlo de otro modo:
por la mañana tengo de 08:00 a 09:00 para trabajar, antes de llevar a mi hijo al colegio. Así ya sabes que tienes esa hora reservada para ir sacando trabajo adelante. Cuando ya tengas un poco más rodado el tema del time blocking y veas que hay tareas repetitivas, que te llevan un tiempo aproximado, podrás concretar más, e incluso verás en qué momentos del día estás mas centrade y te va mejor hacer las tareas que requieran mayor concentración y en cuáles te cuesta más concentrarte y puedes dedicarlos a tareas más ligeras, pero de momento con reservar esa hora para trabajar te aseguro que vas a aprovecharlo mucho. Es como cuando te apuntas al gimnasio y el primer día quieres probar todas las clases, pasar por todas las máquinas, recuperar la forma física de un año de abandono en un sólo día! Y qué pasa realmente? Pues que al día siguiente te duelen hasta las pestañas y no vuelves a pisar el gimnasio en un mes… pues con esto exactamente igual. Empecemos calentando y poco a poco iremos subiendo el ritmo.

En tu calendario es importante también dejar unos tiempo para imprevistos, que aunque al tenerlo todo más organizado tendrás menos, seguirán existiendo. Y por supuesto para ti y los tuyos! Te pongo un ejemplo de una planificación sencilla de una mañana:

Lunes: 07:00 – 08:00 desayunar,
recoger la casa

08:00 – 09:00 trabajar mails y redes
sociales

09:00 – 09:30 llevar a mi hijo al
colegio

09:30 – 12:00 estudiar

12:00 – 13:00 imprevistos

Es sencillo, verdad? Pues con esto te vas a evitar por ejemplo, que de repente recuerdes que tienes que doblar la ropa de dos lavadoras y te enredes en la casa hasta la hora de llevar a tu hijo al colegio y pierdas esa hora de trabajar los mails y las redes, que a la vuelta del cole te pongas con las redes sociales y te entretengas leyendo las historias tan interesantes que cuenta la gente en sus muros y llegue la tarde y ooops! Pero si no he hecho nada!

La siguiente pregunta es: y cómo me hago un horario así? Pues tienes distintas opciones. Desde el clásico boli-papel, que para empezar puede estar bien, hasta las más pro, con la utilización de apps especializadas.

Te voy a hablar sobre una que me encanta y que es muy completa y sencilla de usar: Google Calendar.

Me gusta porque es gratuita, es multiplataforma, es decir, que funciona tanto desde el ordenador, como desde móvil, tanto si usas Android como Mac… y porque tiene una gran capacidad de integración con otras herramientas de Google.

Para empezar a usar esta aplicación sólo debes crearte tu cuenta de Gmail y entrar en ella a través de las opciones de la página de Google (los cuadraditos que aparecen en la esquina superior derecha). Una vez dentro, estas son algunas de las opciones que encontrarás:

  • Vista: agenda, día, 3 días, semana, mes. Puedes ir cambiando la vista según te convenga.
  • Buscar: a través de la lupa, puede buscar un evento concreto o revisar cuántas reuniones tienes planificadas este mes.

Las anotaciones que irás haciendo son lo que aquí se llaman “eventos”. Para crear un evento, sólo tienes que pulsar sobre el día en el que quiere hacerlo e igual con la hora que quieres seleccionar (o hacer clic si es desde pc). Una vez escogido esto, te aparecen las siguientes opciones:

  • Escribe título: pon el nombre que quieras a esta actividad (revisar mails, ir al parque…)
  • Hora: puedes seleccionar la opción de todo el día (por ejemplo quieres recordar que ese día te vas a la playa) o un tramo horario.
  • Añadir ubicación: esto es muy útil si tienes que desplazarte a un lugar determinado, pero también si quieres compartir tu evento (esta opción está un poco más abajo).
  • Notificación: cuándo quieres que te recuerde que tienes este evento? Un día antes, 30 minutos antes…?
  • Añadir invitados: aquí entra el tema de la integración que te comentaba anteriormente. Con sólo poner el nombre, te saldrá la persona que busca, ya que está conectado con la aplicación Google Contact, que está integrada a su vez en Gmail y también se puede utilizar de forma independiente.
    Así, si por ejemplo alguna vez has intercambiado mails, te aparecerá aquí. Y qué pasa si esa persona no usa Google Calendar? Pues le llegará una notificación por mail, que además podrá aprovechar para confirmar su asistencia, haciendo clic en los enlaces Sí, Quizás o No. Además, si tienes activada la opción para que otras personas puedan invitar al evento, estas podrán reenviar la invitación por email y las que respondan a la invitación se añadirán a la lista de invitades y podrán a su vez invitar a otras personas. Además, si formas parte de un grupo de Google, podrás enviar la invitación directamente al grupo, en lugar de tener que enviarlas una a una a cada persona.
  • Añadir conferencia: está conectada (nuevamente) con la app Hangouts. Así, a las personas invitadas a un evento les será más fácil participar en una videoconferencia, simplemente clicando en el enlace que les aparecerá en Google Calendar o en el mail de invitación, entre otras opciones. Pueden participar hasta 25 personas.
  • Color predeterminado: también muy útil a la hora de poder distinguir el tipo de tareas de un sólo vistazo (por ejemplo usaremos el rojo para las urgentes, el azul para las ligeras, el verde para el tiempo libre…)
  • Añadir nota: aquí puedes poner las aclaraciones que creas oportunas sobre el evento.
  • Adjuntar archivo: tanto para uso personal como a la hora de compartir un evento, también es un elemento muy útil.

A grandes rasgos estas son las opciones que puedes encontrar.

Prueba la opción que mejor se adapte a tus necesidades, pero empieza ya a organizar tus días y verás cómo al final del día tendrás una agradable sensación de día bien aprovechado.

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